Qualquer pessoa, seja singular (cidadão) ou coletiva (entidade) possui sempre algum desejo a alcançar, fruto da sua vontade própria (o que acontece igualmente nas próprias entidades através dos seus membros) ou do meio envolvente onde se encontra inserida e que a influencia relativamente às suas necessidades.
No entanto esta vontade poderá consignar-se apenas numa ideia, que poderá até ser momentânea e relacionada com algum fator verificado em certo momento, com fortes probabilidades de irrealismo ou falta de capacidade de esforço para a alcançar ou baseada numa ponderação refletida e adequada, para que se torne efetiva.
Diga-se que a segunda situação é o determinante mais importante de uma boa administração e a valência técnica mais relevante na gestão de uma entidade (e igualmente numa vida bem sucedida por parte de um indivíduo) denominando-se de planeamento estratégico. É pois uma condição fulcral para a elaboração e execução das políticas da direção de uma entidade e que traça um percurso que permite diminuir os sobressaltos que obrigatoriamente surgirão no caminho.
Qual o significado então de planeamento estratégico? De um modo simples, não é apenas dispor de uma ideia sem suporte base e querer que esta simplesmente se verifique porque será benéfica para a instituição ou indivíduo. Veja-se o exemplo de alguém que quer emagrecer e acredita que correndo um pouco de vez em quando, inscrevendo-se no ginásio ou deixando de comer doces, irá usufruir de imediato do corpo que pretende.Obviamente que tal não se verificará e em pouco tempo desistirá da dieta e da prática inconstante de exercício físico.
Assim, é estabelecer um objetivo e decidir desde logo o que irá ser feito para se conseguir atingir o estipulado. Na prática, é definir de forma pragmática o propósito que se tenciona conseguir e organizar as condutas procedimentais propícias a desenvolver, para que o pretendido se torne realidade da maneira mais apropriada.
É pois anteciparmo-nos aos acontecimentos e não atuar de improviso após a verificação imprevista destes, traçar uma sequência de ação continua que deverá ser seguida pelos seus destinatários, através da utilização dos meios considerados ótimos e que com elevado grau de probabilidade possibilitarão de um modo sólido que os fins designados sucedam.
O planeamento estratégico é desta forma um decurso de etapas relacionadas entre si, que possui várias características com vista a alcançar um conjunto hierarquizado de finalidades que se acredita, serão positivas para a organização e concretizadas num documento escrito designado de plano estratégico.
Desde logo é um processo contínuo e permanente no tempo que visa a médio/longo prazo abordar o futuro com o mínimo possível de riscos. A primeira grande finalidade visa refletir sobre os objectivos gerais (longo prazo – políticas a propagar no âmbito da entidade) e estratégicos (médio prazo – melhores alternativas de difusão das políticas referidas).
Depois da reflexão indicada, é segunda intenção estabelecer os mais apropriados, para posteriormente implicar os respectivos destinatários (terceira finalidade), devendo o decidido, para que seja concretizável, ficar discriminado num documento que demonstre e que sirva de base de apoio para a execução do que foi atempadamente definido, nomeadamente o tal plano estratégico supra assinalado, que deverá ser alvo amplo de divulgação e de fácil acesso a quem o queira consultar
Plano este que deverá flexível, para que permita a facilidade de uma adaptação constante, visto este ter que ir acompanhando as metamorfoses que irão surgindo e é esta maleabilidade que permite desenvolver no decorrer da tramitação, as diferentes potencialidades criativas e de inovação.
Deverá ainda ser global para poder abarcar toda a entidade no seu conjunto, isto é, todos os setores, não surtindo efeito apenas a aplicação a partes de um agrupamento ou a soma dos planos parciais dos vários departamentos (pois nesses termos é impossível a existência de um sistema, uma harmonização do agregado) e também Operativo, ou se quisermos, desburocratizado, que seja de simples aplicabilidade e acesso.
Sendo relevante que o mesmo seja Participativo, ou seja, que tenha realmente em consideração a procura da população que irá usufruir do planeamento, permitindo que a mesma intervenha com sugestões, ideias e outros modos estabelecidos. É igualmente extremamente importante existir um método bem delimitado, sem constantes modificações consoante outros interesses, isto é, ser formal.
O começo deste método deve ter sempre presente um conjunto de interrogações que se colocam numa configuração em serpentina, na medida em que todas elas dependem e interagem umas com as outras, constituindo uma dinâmica entre estas questões iniciais, designadamente o quê (objeto), como (método, estratégia), quando (tempo), onde (lugar), por quem (executores), com quem (parcerias), para quem (destinatários), e para quê (objectivos).
Encontrando-se o planeamento estruturado logo à partida e por esta ordem hierárquica na Missão, designadamente na razão de ser ou o propósito que justifica a existência de certa instituição, ou seja, na vocação da entidade (ou do indivíduo).
E no Diagnóstico, que nos explicará atempadamente qual é a situação real e o contexto de desenvolvimento, externo e interno onde nos encontramos inseridos, através de uma análise denominada de Swot (na prática, quais são os nossos pontos fortes e fracos no presente e quais poderão ser as nossas oportunidades e ameaças no futuro).
Depois de bem conhecida a missão da entidade e portanto o motivo do seu aparecimento em determinada comunidade bem como o conhecimento efetivo e integral do meio envolvente, pode-se avançar para o pretendido de um modo realista, com a possibilidade de atenuar ou mesmo eliminar os pontos débeis ou as ameaças, para não sermos afectados negativamente e determinar com maior certeza aquilo que poderá ser desenvolvido (reforçando o que for assertivo).
Ou se quisermos, não perder tempo com políticas que à partida já se encontrariam condenadas por desajustamento, com até intenções teoricamente bastante bem elaboradas mas que verdadeiramente não possuiriam nenhum efeito.
O próximo passo é assim o da determinação dos objetivos ambicionados ou se quisermos, das situações que esperamos alcançar com a implementação de acções concretas que são próprias do processo de gestão, visto que consideramos tais situações e respectivos resultados positivos.
Como podemos perceber pela definição, não são apenas desejos, vontades, mas sim uma tramitação analisada e devidamente estruturada, fruto de um trabalho realizado, pois não é exequível uma organização não possuir fins perfeitamente delineados e disseminar atividades de modo anárquico e caótico.
A própria existência de uma instituição depende prioritariamente da existência de finalidades comuns que permitam coordenar todas as suas actividades, para que todos os esforços se concentrem na sua consecução
Todavia, para um melhor planeamento, deverão coexistir duas tipologias de objetivos, os principais denominados de objectivos gerais e os meios ótimos de os atingir, nomeadamente os objetivos específicos. Os primeiros podem também ser denominados de corporativos porque são comuns e identificam o conjunto da instituição, considerados como as metas a alcançar num certo período de tempo estabelecido ou ainda de políticos, visto estarem relacionados com aquilo que a corporação terá consistentemente que incrementar. São portanto as finalidades preceituadas, o que se almeja obter em última instância.
Já relativamente aos objetivos estratégicos, também designados de associados são, como este último termo alude, aqueles que possibilitam incrementar e assim cumprir as metas delineadas, ou se quisermos, os caminhos a percorrer para atingir os objetivos gerais, as várias alternativas ou meios ideais a desenvolver, complementares assim aos principais, que sem estes, provavelmente não se verificarão. Ou seja, os caminhos que nos permitem alcançar os objetivos definidos.
Depois de designados os objetivos gerais e apurados os objetivos estratégicos, é necessário aplica-los e serão os projetos (igualmente denominados de ações ou programas) que possibilitarão que tal aconteça. São assim os instrumentos que permitirão alcançar as metas fixadas através do desenvolvimento das melhores alternativas selecionadas, consistindo nos elementos correntes do funcionamento diário de uma organização, a aplicação prática ou execução do estatuído teoricamente.
Deste modo, os projetos são as primeiras finalidades (a curto prazo), os objetivos estratégicos as pretensões intermédias e fruto dos projetos estipulados (a médio prazo) para que no fim sejam possíveis os objetivos gerais, os desígnios prioritários (a longo prazo).
Mas para que este desenho formal resulte, é ainda por último crucial a etapa do Acompanhamento, Controlo e Avaliação pois tal como por exemplo as normas jurídicas precisam de coercibilidade para poderem ser válidas, um planeamento sem avaliação não produz nenhum efeito funcional.
Não serve assim de nada desenvolver qualquer planeamento estratégico sem a definição de um sistema destes, até porque um apanágio do planeamento, devido às permanentes mutações do meio envolvente, é a necessidade da sua flexibilidade e capacidade de adaptação continua.
Miguel Furtado – Docente do ISG e Planificador/Consultor Estratégico
