O offboarding ocorre quando um colaborador deixa a organização onde desempenha funções. É um processo que tem início com a notificação oficial da saída até à desativação de todos os acessos e à devolução de equipamentos.
Apesar de ser fundamental compreender as razões que deram origem a esta situação, a saída de um colaborador é um dos momentos menos agradáveis com que o Departamento de Recursos Humanos tem de lidar, seja por vontade própria, seja por decisão da organização.
Não obstante os constrangimentos inerentes à situação, é imprescindível compreender as razões que a despoletaram. Por um lado, é crucial para a empresa evoluir; e por outro, para o (ex)colaborador se sentir ouvido. Esta informação é valiosa para a organização avaliar se há alguma questão que possa ser corrigida ao nível da gestão, dos processos e/ ou das políticas internas para evitar que os colaboradores deixem os seus postos de trabalho. É ainda relevante para esclarecer mal-entendidos, pois não são raras as vezes que existem questões mal resolvidas ou por resolver, e aqui está uma boa oportunidade para as clarificar. Esta «conversa» pode ajudar o colaborador a despedir-se da organização de uma forma mais positiva e tranquila. Quando sai com uma opinião negativa, ele pode partilhá-la com outros colaboradores e com clientes, o que pode afetar negativamente a reputação da organização e prejudicar a sua capacidade de atrair e reter talentos. Também é essencial para ajudar a perceber se o colaborador se vai embora porque está insatisfeito ou se pretende antecipar a sua saída do mercado de trabalho (por exemplo, pré-reforma).
A eficácia da entrevista de saída depende largamente da forma como é conduzida, porque se não existir respeito e profissionalismo o colaborador não se sente à vontade para expressar as suas críticas e sugestões. Este procedimento não deve ser encarado como uma oportunidade para fazer um «julgamento» sobre o colaborador, mas sim como uma oportunidade de aprendizagem e crescimento para a organização. A forma como a entrevista é realizada deve transparecer que a organização valoriza a opinião do ex-colaborador e que as informações fornecidas serão úteis para melhorar o ambiente de trabalho no futuro. Esta é uma etapa central no processo de offboarding, e embora se possa considerar que é apenas uma formalidade pode constituir uma importante ferramenta para obter um feedback honesto e útil sobre a gestão e a cultura organizacional.
Adicionalmente, pode ajudar a identificar se existe um padrão, porque se os vários colaboradores que deixam a organização mencionam o mesmo problema é provável que esse problema seja transversal a toda a organização, sendo necessário agir para minimizar ou até mesmo eliminar essa situação. Se um colaborador refere que se sentiu sobrecarregado ou desrespeitado durante a sua permanência na organização, essa informação pode ser usada para garantir que no futuro não ocorrem situações semelhantes. Vale a pena lembrar que um mau ambiente interno gera um efeito dominó que tem impacto na produtividade, na satisfação, na felicidade e na motivação dos colaboradores. Este passo é vital para desenvolver estratégias que contribuam para reter os colaboradores e melhorar o clima organizacional.
Além de diminuir em cerca de 77% a rotatividade dos colaboradores, a entrevista de saída contribui para aprimorar o perfil de recrutamento e para ajudar a organização a identificar e a lidar com os desafios com que se depara diariamente. Sabendo que os gastos com a saída de um colaborador podem chegar a 200% do salário anual do mesmo, a entrevista de saída pode fazer a diferença na organização, motivo pelo qual é necessário fazê-la regularmente. A realização desta entrevista constitui uma excelente oportunidade para olhar para dentro da organização através da experiência de quem esteve lá, o que permite melhorar a forma como as pessoas são geridas. A entrevista de saída surge como um recurso preciso na gestão de recursos humanos, não apenas pela eficácia demonstrada na redução significativa da rotatividade dos colaboradores, mas também como uma janela de introspeção organizacional. Ao reduzir custos substanciais associados à saída de um colaborador, este instrumento oferece insights inestimáveis sobre os desafios diários da organização, o que constitui uma mais-valia para a aprendizagem contínua e a evolução da organização.
