A etapa do diagnóstico e a análise swot
Independentemente da essencialidade e correlação imprescindível das várias etapas na realização de um planeamento estratégico, uma das mais relevantes é necessariamente a do diagnóstico.
Como nos explica Paris Roche, não é possível decidirmos até onde queremos ir se não sabemos onde nos encontramos. Ou seja, não podemos definir quaisquer finalidades sem sabermos se as mesmas serão efetivamente realistas ou se eventualmente teremos outras possibilidades mais condizentes com a nossa vocação (missão).
Assim é necessário, sem precipitações e pressas, refletir sobre a nossa situação real e o contexto onde nos encontramos envolvidos e só após domínio do meio envolvente é adequado percebermos o que pretenderemos fazer com provável segurança e sem pisarmos em areias movediças, que nos poderão bloquear sem sequer entendermos o porquê.
É pois capital, antes de estabelecer qualquer objetivo, analisar alguns fatores da própria entidade e do ambiente onde se encontra enquadrada, nomeadamente realizar um diagnóstico, ou se quisermos, um estudo para conhecer pormenorizadamente tudo que a abrange, isto é, uma investigação de cenário ou da conjuntura circundante.
Só deste modo se conseguirá aferir de forma integral quais as forças, pressões e situações que influenciam e condicionam o meio envolvente da entidade, para posteriormente se conseguir proceder a uma reflexão apropriada, antes de determinar as etapas seguintes sobre os fatores internos e externos que afetam ou poderão afetar a entidade.
Funciona, portanto, como um ponto de partida que nos possibilitará com sapiência identificar de maneira concreta os problemas, limitações e possibilidades para agora sim, com convição, começar a perceber as medidas mais corretas a desenvolver. Irá assim permitir estabelecer metas com confiança bem como desde logo as melhores alternativas, os meios ótimos para as conseguir alcançar, aumentando substancialmente esta probabilidade já que em princípio saberemos até onde será possível chegar e por onde não deveremos prosseguir.
O seu intuito é precisamente identificar com segurança as metas possíveis, em conformidade com o propósito da organização, a razão da sua existência e as condições internas que possui ou externas que com ela se relacionam.
Para Cardoso (1998), é um processo de recolha e tratamento de informação sobre o ambiente e a organização, que leva à tomada de decisões através das quais a instituição se adapta, modifica e atua sobre o contexto em que está inserida devendo esta sua análise, segundo Sancho (2004), encontrar-se envolta em duas perspetivas, a apreciação do presente e uma antevisão do futuro. pois só desta forma o planeamento poderá ser eficaz.
O processo de diagnóstico tem assim uma principal finalidade de reconhecimento de metas e modos ideais do pretendido e a concretização ótima destes, que só serão possíveis depois de se conhecer onde nos movimentamos, devendo a pesquisa incidir sobre uma visão global e não apenas sobre algumas áreas pois a falha poderá surgir do inesperado, avaliando interna e externamente os dados objetivos (estatísticos por exemplo) e subjetivos (opiniões, intenções, obstáculos, etc), não podendo nada ficar ao acaso.
Burriel (1994) e Pires (2007) entendem igualmente que é a partir do diagnóstico que se podem desencadear processos de tomada de decisão, sendo o conhecimento do meio envolvente a base sustentável para credibilizar as orientações de uma qualquer implementação de ideias. Irá por isso impedir que se perca tempo com políticas que à partida já se encontrariam condenadas por desajustamento, com até intenções teoricamente bastante bem elaboradas, mas que verdadeiramente não possuiriam nenhum efeito.
O diagnóstico para ser completo deverá abordar sempre a universalidade da entidade e do meio onde se encontra inserida e não apenas frações, mesmo que o propósito final incida eventualmente sobre alguns departamentos e como já visto, baseada tanto em dados objetivos como subjetivos, que se complementarão entre si com realce prioritariamente para as áreas chave.
Como parâmetros primordiais a observar a nível externo, temos desde logo o pressuposto sociológico, onde se inclui a demografia e a área geográfica, as modas, a economia doméstica, os modos habituais de vida ou a consciência dos cidadãos, o marco normativo ou jurídico nomeadamente a legislação aplicável, com maior ou menor regulação e o político, onde se realça a correspondente estabilidade do poder político, maior ou menor intervenção, subsídios ou outros apoios concedidos, bem como as principais políticas desenvolvidas.
Mas numa sociedade de cariz democrático, baseada em liberdade e numa economia de mercado, não nos podemos nunca esquecer da concorrência (oferta), do modo que como se encontra organizada ou como funciona nem da procura, ou seja dos nossos potenciais utentes.
Caso por exemplo ofereçamos automóveis, deveremos perceber quem são as marcas que se encontram neste nosso mercado, de que quota usufruem, como disponibilizam o bem ou serviços acoplados e se há movimento de outros potenciais concorrentes, como bons transportes públicos. Mas identicamente, perceber se os possíveis consumidores pretenderão eventualmente possuir interesse em viaturas com as características disponibilizadas por nós.
Já num grau interno ocupam mais importância os recursos humanos, onde se incluem não só os diretores e trabalhadores como ainda todos os restantes colaboradores (prestadores de serviços ou voluntários, entre outros), os recursos financeiros diretos como receitas próprias, mas igualmente a capacidade de crédito, possíveis doações ou outros meios orçamentais e os recursos materiais, relacionados com espaços, infra-estruturas ou equipamentos.
Bem como a perceção da satisfação dos utentes, na prática, a vontade de utilização por parte dos nossos consumidores e a estrutura organizativa, caso dos procedimentos administrativos (mais ou menos burocracia), autonomia possuída (ou não) e respetivas competências/atribuições.
Ora, só depois deste trabalho efetuado poderemos ponderar nas nossas intenções visto que, agora sim, conheceremos a realidade, os nossos recursos, possibilidades e nestes termos, o que será possível atingir.
Dispomos todavia de várias metodologias para o fazer mas a mais indicada é sem dúvida a denominada análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) ou em português, DAFO (OU FOFA).
Este processo permite-nos de modo completo identificar todos os conteúdos que nos abrangem ou poderão abranger, externos e internos, tanto no presente como no futuro e de forma positiva ou negativa já que nos apresenta os pontos fracos no presente (Debilidades), o que nos poderá suceder de errado no futuro (Ameaças), os pontos fortes na atualidade (Forças) e ainda o que nos poderá beneficiar ulteriormente (Oportunidades).
Será só a partir daqui que se poderá avançar com determinação para a fixação de metas e seleção das melhores opções, através do reforço dos pontos fortes, atenuação progressiva dos pontos fracos, aproveitamento das oportunidades e eliminação das ameaças.
Dr. Miguel Furtado, docente no ISG, para o LINK TO LEADERS
